Электронный документооборот в компании
достаточно давно компании любых фигур собственности разговаривают методом размена электронными бумагами. В первую очередь это касается взаимодействия с налоговыми и прочими федеральными органами. И все меньше организаций переходит на внешний электронный документооборот, так как он не только лишь сберегает время, но также и упрощает деятельность работников, понижает издержки картонных бумаг и т. д. О том, что такое электронный документооборот в организации и как он организовывается, поведаем в этой публикации.
Под стандартным документооборотом видится перемещение бумаг со времени их образования либо принятия до окончания выполнения, здания в дело и (либо) отправки (Методичные советы по подготовке инструкций по делопроизводству в государственных органах аккуратной власти, одобренные Указом Росархива.
Документ — это отмеченная на физическом носителе информация с реквизитами, позволяющими ее определять. К тому же, электронный документ — документированная информация, показанная в электронной фигуре, другими словами в качестве, подходящем для восприятия человеком с применением электронных вычисляемых автомашин, и для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям либо обработки в справочных системах (ст. 2 Государственного законопроекта от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, справочных разработках и об обороне информации»).
При помощи электронного документооборота бухгалтера сдают отчетность в налоговые органы, ПФР, ФСС, Росстат и т. д. Проводится он также между участниками договорной системы в области покупок. Электронные бумаги принимаются в судах в роли доказательств, в электронном виде могут содержаться сделки и т. д.
Совместным условием ко всем электронным бумагам считается содержание электронной подписи (дальше — ЭП). Требования и типы применения ЭП определены Государственным законодательством от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (дальше — Законопроект N 63-ФЗ).
Электронная роспись — это информация в электронной фигуре, которая подсоединена к другой информации в электронной фигуре (заключаемой информации) либо другим стилем сопряжена с такой информацией и которая применяется для определения лица, подписывающего информацию.
К сведению. Раньше действовала электронная цифровая роспись (ЭЦП), которая была установлена Государственным законодательством от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».